S4 Conversion

כל השוק מדבר על זה , מתענין ומברר ושני ארגונים בישראל כבר עברו ולכן בואו נחדד כמה מושגי יסוד.

סאפ הכריזה על EOL (End of Life) של מוצר הדגל שלה , ה ECC או SAP Business Suite שיהיה בסוף שנת 2025 ועל היורש S4HANA. פירושו המעשי הוא סיום הפצת תוספות ועדכונים פונקציונליים (למעשה ENHP8 היה האחרון) ומה שיותר חשוב סיום התמיכה. חרושת השמועות אומרת שהצהרה זו לא תחזיק מעמד ושהתאריך יוארך עד ל 2030 לפחות. כרגע הידיעות / שמועות האחרונות אומרות כי התמיכה תוארך אמנם עד ל 2030 אבל בצורה של Extended Maintenance (כמו שהיה עם 4.6C). המשמעות היא תוספת 2-3%  לדמי התמיכה.

ההערכות הפנימיות בסאפ (עפ"י מקורות זרים…) אומרים שכ 75% מהשוק יעבור למערכת S4HANA.

פרויקט המעבר ל S4HANA (S4 Conversion) איננו דומה לפרויקטי שדרוג שהיו בעבר למהדורה עיקרית, כמו ECC6 או לפרויקטי מעבר ל ENHP. הוא משמעותי וגדול יותר ועיקר ההשפעה היא על המערכת הפיננסית (שהיה חסר בשני הארגונים שעברו).

הדיבור על המושגים DISRUPTIVE, על "טרנספורמציה דיגיטלית" , על SIMPLIFICATION וכל יתר היתרונות ורווחים מהמעבר נפוץ מאוד בשוק ואנחנו נתרכז בהיבטים הפרויקטליים והיבטי העלות שפחות מוכרים.

להלן מספר נושאי יסוד העוסקים בפרויקט.

אסטרטגיה ומטרות פרויקט המעבר

השאלה המרכזית בהכנות לפרויקט היא האם מתכננים פרויקט טכני בלבד או פרויקט עם שינויים תהליכיים? זו אותה שאלה שניצבה בפנינו בכל שדרוג בעבר ולרוב החלטת הארגון היתה לבצע שדרוג טכני בלבד ולהטמיע את השינויים התהליכיים בהמשך הדרך ובצורה מדורגת.

במעבר ל S4 זה קצת יותר קשה כי כאמור ישנם לא מעט שינויים מהותיים במערכת ובתהליכים הפיננסיים אך אפשר להוריד אותם למינימום אם רוצים.

בנוסף S4 בנויה גם על UI חדש, פיורי, והרבה תהליכים נתמכים עכשיו גם בפיורי או רק בפיורי והעמדה הרשמית של סאפ אומרת שכדאי לארגון להטמיע מספר תהליכי פיורי בפרויקט ולו רק להתרגל ולהכניס דריסת רגל לעולם הפיורי. שאלה טובה!

בקיצור ככל שנגדיל את החלק היישומי בפרויקט נוכל להטמיע יותר תהליכים חדשניים, נרענן את פעילות הארגון, נזרוק תהליכים שכבר מזמן רצינו לרענן ונעבור לעולם שכולו טוב ופיורי. אך מנגד זה מאוד מייקר את הפרויקט, מצריך OCM נרחב – ניהול שינויים ומכניס הרבה סיכון לפרויקט.

סוגי פרויקטים

GREENFIELD – פרויקט מעבר המבוסס על הקמת מערכת חדשה לגמרי, ללא שדרוג, הסבת נתוני העבר מ ECC ל S4HANA והטמעת התהליכים החדשים מאפס. הפרויקט דומה יותר לפרויקט הקמה ומתאים לארגון שמעונין להשתחרר מפיתוחי העבר, נתוני העבר ותהליכי העבר וגמיש מספיק כדי לאמץ תהליכים וכלים חדשניים.

BROWNFIELD – פרויקט שדרוג מלא כאשר התוכנה ונתוני מערכת ה ECC משודרגים ל S4 עם כלי שנקרא SUM. נדרשים די הרבה הכנות ושינויים בתוכנה ובנתונים לפני השדרוג, בזמן השדרוג וגם אחרי השדרוג. היתרון הוא שניתן לשמר את רוב התהליכים הקיימים ולאחר התאמות גם את רוב הפיתוחים וקיסטומים שבוצעו ברבות השנים ונחשבים להכרחיים.

שילוב השיטות ו BLUE FIELD – ניתן גם לשלב את שתי הגישות הללו כלומר לשדרג את המערכת אבל לאתחל מחדש חלק מהתהליכים והמודולים. המושג BLUEFIELD נכנס לאחרונה על ידי כמה חברות בחו"ל המדגישות את הכלים הממוכנים שלהם שיכולים לקצר ולהקל על פרקים מסוימים בפרויקט כגון תיקוני קוד ונתונים ממוכנים.

בשקף הבא נוכל לראות את סוגי הפרויקטים הללו על הרצף של משמעות עסקית וטכנית:

הכנות ומספר שלבי הפרויקט

שלב אחד – ניתן לעבור ישירות מ ECC 6 ומכל ENHP ל S4HANA ובתנאי שהמערכת ב UNICODE. זה יחסוך מחזורי בדיקות נפרדים, ייצור עליה לאוויר אחת ובהיבט כולל – יהיה זול יותר משני שלבים. אך כאן מרכזים את כל הסיכונים והעלויות ביחד.

שני שלבים – השלב הראשון יהיה מעבר ל DB HANA כולל ההשקעה בחומרה. היתרון הוא שאין מעורבות של הביזנס כי המעבר הוא טכני. זה מפזר את הסיכונים ואת העלויות. כמו כן ניתן להקדים ולבצע מספר פעילויות נדרשות לפרויקט מראש כחלק מהפעילות השוטפת ובכך להוריד עוד יותר את עלויות הפרויקט המרכזי. לדוגמא אפשר לבצע בשוטף את פעילות ההעברה והסנכרון של לקוחות וספקים ליישות העתידה לנהל אותם ב S4HANA , ה Business Partner.

מועד ביצוע הפרויקט

בהנחה שרוצים לבצע את הפרויקט בארגון עד 2025 או 2030 – מתי כדאי לבצע, מוקדם א מאוחר?

המדיניות של סאפ אומרת כמובן שכדאי לבצע מוקדם ככל שניתן כדי ליהנות מהיתרונות העסקיים של S4HANA. ישנם שיקולים נוספים:

• מתי התקופה הכי נוחה לביזנס כדי שלא יהיו זעזועים. למעשה אלו הם אותם שיקולים כמו בפרויקט הקמה.
• שיקולי זמינות כח אדם מקצועי. האם קיים כבר ידע מספיק בשוק ב S4HANA? ישנה אסכולה האומרת שאם כולם יחכו לרגע האחרון, תהיה התנפלות על מיישמים המכירים S4HANA ולא יהיו מספיק פנויים. מאידך צריך לזכור שלארגון עצמו ישנם מיישמי ECC שיצטרכו להכשיר ל S4HANA במהלך הפרויקט או לפניו.
• האם יש מספיק ניסיון בפרויקטי מעבר בשוק הישראלי? האם להיעזר בחברות בינלאומיות?
• האם להיות מהראשונים לעבור או לחכות להצטברות של ניסיון?
• האם מוצר הS4HANA  מספיק יציב ובשל?  
• מתי יהיו מספיק כלים ממוכנים לסייע למעבר?

https://www.sap.com/uk/products/s4hana-movement.html

בפוסט הבא נרחיב על הערכת העלות, Assessment , ועל שיטות ההתקשורת לביצוע הפרויקט.

הישארו בהאזנה! Stay Tuned!

עודד דגן